自動化で年間250万コストカット！BIツールの"意外"な使い方とは

【1】そもそも、BIツールとは？

BIツールの「BI」はBusiness Intelligenceツールの略で、皆さんが普段の業務で取り扱う各種データ群を「ダッシュボード」と呼ばれる直感的に操作可能なレイアウトにグラフで見やすく取りまとめ、普段のデータチェック業務や報告業務の効率化が図れるソフトウェアをさします。

ここでいう"見やすい"は、
●きれいな見栄えのグラフが実現できる
だけではなく、
●複数のデータの中で自分が今見たいものだけに自在に絞り込める＝「レイアウトが可変する」
という意味合いだったり、
●オンライン上で同僚や他部署の関係者、さらには関係会社などの他企業に在籍する人までいっぺんに共有できる＝「アクセスしやすい」
という意味合いも含まれています。

普段から業務でグラフをたくさん作る機会のある人が、BIツールを知った時に「ひっくりかえるくらい感動した」というエピソードもよく聞きます。データを"見やすく" 加工して、関係者に共有することが多い人にとっては画期的なツールであるといえるでしょう。

「BIツール」の特徴をもっと知りたい方はこちら→ 「BIツールとは？」今さら聞けない！基本の『キ』

【2】BIツール導入により、どんなコストがカットできるのか？

前述のとおり、BIツールでは"見やすさ"が利点としてあげられることが多いのですが、実はコスト面においても、BIツール導入は企業にとって大きなメリットになることが多いのです。

具体的に見てみましょう。

①「きれいな見栄えのグラフが実現できる」
→人の手に寄らず、常に同じクオリティで同じグラフを提供できることが大きなメリットにつながります。
たとえば、Excelのグラフだと、入力する情報量によって微妙に印刷範囲がずれたり、マクロを利用している場合はソフトウェアのアップデートによりマクロが使えなくなった...などが起きたという話をよく聞きますが、BIツールの場合はデータを更新してもソフトウェア上で自動反映され、担当者が都度労力を使わずともクオリティ担保が実現できます。

②「複数のデータの中で自分が今見たいものだけに自在に絞り込める＝レイアウトが可変する」
→複数のデータをまとめて同じツール内にまとめておき、いつでも過去／最新データを取り出すことができるため、データ管理の集中化や過去データを取り出す際の手間の省力化につなげられます。

③「オンライン上で同僚や他部署の関係者、さらには関係会社などの他企業に在籍する人までいっぺんに共有できる＝アクセスしやすい」
→各関係者向けにメールで1人1人に送ったり、「あのデータ見せて」と頼まれずともあらかじめBIツール上のURLを教えておけば関係者が自分でデータを見に行ってくれるようになるため、担当者の業務省力化が見込めます。

3つの共通点は「担当者の業務時間短縮」です。これは言い換えると、業務の省力化であり、ひいては人件費のコスト削減につながってきます。担当者の業務時間を減らすことができれば、空いた時間を他の業務にあてたり、担当者が複数いる場合は人数を減らして他の業務に人員を割くことも可能となります。

このように、BIツールはコスト面での中長期的効果も期待できるサービスなのです。

【3】X社の導入事例〜年間250万のコストカットと大幅な省力化を実現〜

では実際に、当社のお客さまでのBIツール導入とそれによる効果について紹介します。

ソフトウェアメーカーであるX社では、毎日当社（ビデオリサーチ）の視聴率データを細かく確認することが、多くの部署でのルーチン業務となっています。
そのため、X社の視聴率データ担当者であるYさんは毎日数時間かけて当社ASPから視聴率データをダウンロードし、各部署が必要とするデータレイアウトに合わせて加工・グラフ化の上、社内ポータルサイトにアップロードしたり、関係者にメール添付で共有するという作業を行っていました。かつ、視聴率というデータの特性上、関係者も皆「速く見たい」という気持ちが強いため、急いで作業しなければならない、でも間違ってはいけないという心理的負担もYさんにとっては重荷でした。

この業務を省力化させYさんの負担を軽減するため、X社は当社の支援の下、BIツールを導入することにしました。

BIツールの導入にあたっては、まずYさんが普段作成している資料のすべてを当社にて精査し、どのような形であればYさんの作業が極力少なくて済むことを精査することからはじまりました。
Yさんと当社での検討の結果、2つの大きな方針を定めることにしました。
1つは、Yさんによる当社ASPでの集計・ダウンロード作業をゼロにするという方針です。ASP上ではなく、ダッシュボード上で集計作業まで全自動で行うことによりYさんが毎日のルーチン作業を行うためにASPにアクセスするという行為自体は無くすことができそうと判断したためです。
これにより、YさんがASPに触るのは突発的なスポット集計作業や、過去の結果とりまとめなどダッシュボード化していないデータが必要になったときのみとなりました。
2つ目の方針としては、X社にはすでに社内向けのポータルサイトがあることから、オンライン上でBIツールを見るのではなく、
「Yさんがオンライン上のBIツールにログインさえすれば、関係者に配布する必要のある資料がすでに"グラフ化まで完了された状態"になっている」
という形をとることにしたという点です。

オンライン上でBIツールを関係者が見てくれた方がYさんの負担は軽くなりますが、社内ポータルサイトというのは"社内の情報を一元管理する"ことを目的に作られ、X社内で長く活用されてきたもの。この存在意義を踏まえると、視聴率データ"だけ"を別のサイト上に見に行くのは会社全体で考えると不利益の方が大きいと判断したためです。
よって、Yさんには少し負担が残りますが、オンライン上のBIツールでそのグラフをPDFとしてダウンロードし、「社内向けのポータルサイトへのファイルアップロードや関係者へのメール添付をする」という作業は引き続きYさん自身が行うことで"社内の情報を一元管理する"という社内ポータルサイトの存在意義を崩さないよう、配慮したのです。
その後モックを制作のうえ使用感を確認・都度微修正を行ったり、毎日安定してデータが更新されるようシステムを組み直したりと試行錯誤の末、約10か月後にBIツールの導入が完了しました。

これにより、毎日行っていたYさんの業務は「PDF化と関係者への共有」だけとなり、作業時間が30分以内にまで短縮されました。人件費に換算すると年間約250万円のコストカットにつながり、Yさんにとっては、業務量も、そして「自分でグラフ作成を手作業する必要がなくなった」ことによる心理的な負担も軽減することができたのです。

このように、BIツールの導入はYさんにとって、そしてX社にとって大きな効果をもたらすことになりました。

【4】「BIツールを導入すればすべてが解決」ではない

ここまでBIツール導入によるメリットについて紹介いたしましたが、「BIツールを導入すればすべてツールが解決してくれる」わけではないということを最後にお伝えします。
どんなツールにおいてもそうですが、「導入」すればすべてが解決するわけではありません。BIツールはあくまでもソフトウェアであり、そのソフトウェアを実際に使う人間が「便利だな」「もっと使いたいな」と思わなければ、そのソフトは使われなくなり、導入の意義を果たすことができなくなります。
そして、その実際に使う人間というのは多くが、あなた自身ではなく、皆さんと同じ会社に勤める同僚だったり、近しい関係者であることでしょう。

よって、彼らに魅力に感じてもらうためにも、BIツールの導入を検討する際は導入目的をきちんと整理し、関係者と事前によく話し合い、導入後も彼らとしばらく伴走してBIツールの魅力を伝え続けるなどの継続的な活動が肝要となります。
この「事前の整理」や「導入後の継続的な活動」が不足していたがために、せっかくBIツールを導入しても社内でうまく活用できず、無用の長物化してしまった事例も見聞きします。

ビデオリサーチでは、上記のような事態に陥らないためにも、BIツールの導入から貴社内での活用までを支援するサービスを提供しております。ご興味をお持ちの方は、こちらのページの詳細をご覧いただくか、こちらよりお気軽にお問い合わせください。