「BIツールとは？」今さら聞けない！基本の『キ』

日々急速な進化を遂げるデジタルマーケティング業界。
皆さんも、毎日のように各社から発信されるニュースで最新情報をキャッチアップしたり、実務上デジタルマーケティングに関わることも多いかと思います。
このコーナーでは、皆さんがニュースや業務で触れるデジタルマーケティングに関する多くのサービスで頻繁に目にする・・・けれども、"基本"であるがゆえ、詳しく説明されることが少ない「単語」や「仕組み」について、初心者にもわかりやすく説明していきます。

こんなご経験はありませんか？

皆さんは普段の業務の中で、こんな不便を感じたことはありませんか？

業種・職種を問わず、このような不便は日常業務のあちこちで起きているのではないでしょうか。
そんな不便を解決するのが、BIツールと呼ばれるソフトウェアです。

BIツール＝３つの"見やすい"を叶えるソフトウェア

BIツールの「BI」はBusiness Intelligenceツールの略で、みなさんが普段の業務で取り扱う各種データ群を「ダッシュボード」と呼ばれる直感的に操作可能なレイアウトにグラフで見やすく取りまとめ、普段のデータチェック業務や報告業務の効率化が図れるソフトウェアをさします。
ここでいう" 見やすい"は、単にグラフの見栄えだけではなく、複数のデータの中で自分が今見たいものだけに自在に絞り込める＝「レイアウトが可変する」という意味合いだったり、オンライン上で同僚や他部署の関係者、さらには関係会社などの他企業に在籍する人までいっぺんに共有できる＝「アクセスしやすい」という意味合いも含まれています。普段から業務でグラフをたくさん作る機会のある人が、BIツールを知ったときに「ひっくりかえるくらい感動した」というエピソードもよく聞きます。データを" 見やすく" 加工して関係者に共有することが多い人にとっては画期的なツールであるといえるでしょう。

ダッシュボードの特徴

BIツールは、複数の「ダッシュボード（※1）」により構成されています。逆に言うと、BIツールには他に大きな構成要素がないので、ダッシュボードがどんなものかさえ理解しておけば、BIツールの全体像をおおよそ把握できると言えます。そこでこの章では、ダッシュボードについて解説していきます。
この記事をお読みいただいている方の大半がExcel上でグラフを作った経験があると思いますので、Excelと比較する形で説明します。たとえば、皆さんが自社の売上と気温の関係性を調べてみたいと思ったとします。Excelでグラフを作ると以下のようになるでしょう。

このグラフをExcel上で再現するまでには、皆さんがいくつか手を動かす必要があります。
まず、グラフをどう見せるのか（折れ線グラフ？ 棒グラフ？ など）、見せ方が決まったら必要なデータを売上管理部署から取り寄せたり、気象庁のホームページなどから気温に関する情報を調べるなどしてデータを集め、グラフの見せ方にあわせた形で数字をExcel 上に配置し、軸の単位をそろえて、見やすいようにグラフの体裁を整えて......などなど。売上を取り寄せたり、ネットで検索するにはそれなりの時間を要するでしょうし、このグラフを毎日作って関係各所へメールを作って送信するという手間も発生します。
一つひとつの作業自体は数分で終わるかもしれませんが、毎日続けた場合、年間を通じて相当の時間を割くことになりますね。
これを、「ダッシュボード」にまとめると以下のようになります。

変わった点の一つひとつを見ると大したことないようにもみえますが、これが「毎日一定の時間を割いて行っていた業務」だとすると、3つともなくなることによる作業担当者の年間業務時間量は大幅に削減されると言えるでしょう。
先ほどのデータは一例ですが、売上と気温以外のデータも複数のダッシュボード画面でとりまとめていくことで、一元管理が可能です。それによりさらなる業務時間量の削減につながり、働き方改革が叫ばれる今の時代にあった業務効率化がすすめられると考えられます。

※1 BIツール提供事業者により名称や定義が異なることがあります。詳細は各事業者へお問い合わせください。

ダッシュボード化に適した／適さないデータ

ダッシュボードにとりまとめて管理する（「ダッシュボード化する」「BIに搭載する」などとも言います）のが適さないデータ群も存在します。
例えば、テレビでもよく見る『街頭インタビュー』。テレビ局の担当者から、「街の人たちから聞いた意見が5年分たまっているので、これをBIツールでとりまとめたい」という要望をいただいたとします。
この場合、大きく2つの理由から、ダッシュボード化は極めて難しいと考えられます。

［ 理由① ］ インタビューの内容が毎回違うので、データのレイアウトが都度異なっている
たとえばインタビューの1つ目が「最近学校で流行っていることランキングBEST5」、2つ目が「お風呂につかる派か、シャワーで済ませる派か」というテーマだったとします。この2つのインタビューで得られたデータをグラフにまとめると、以下のようにグラフの見せ方自体が異なってくることがわかります。この2つだけであれば、両方ともダッシュボードにグラフで載せてしまえばいいかもしれませんが、過去5年分となると他にも見せ方が異なるものが多数登場し、収拾がつかなくなることが容易に想定されます。

［ 理由② ］ インタビューでキモとなる"生の声"をとりまとめられない
①については、どうしてもダッシュボード化したい場合は気合で何パターンもグラフを作れば乗り切れるかもしれません。ですが、①以上に大きな理由がこちらです。
皆さんがテレビで街頭インタビューを見ていても、参考になるなと思ったり共感するのは街の人たちの" 生の声"、すなわち自由回答(フリーアンサー）ではないでしょうか。この生の声は、特殊な加工をしない限り、数値データのように「集計」することができません。「お風呂派だと答えた人の数」は、「59人」と1つの数字にまとめられても、「お風呂派だと答えた理由」は一人ひとり違うからです。
生の声は、集計して取りまとめるよりも、一人ひとりの意見をじっくり読んだほうが参考になることのほうが多いです。自由回答は、ダッシュボードにまとめるのではなく、ExcelやPower Point等を用いて関係者が読みやすいように取りまとめておくほうがよいと考えられます。
街頭インタビューの結果以外にも、ダッシュボード化に適さないデータやデータの使い道（特性）はいくつかパターンとして存在します。次に、BIツールでのとりまとめに適したデータ群／適さないデータ群の特徴をまとめます。

皆さんの業務の中で上記のようなデータを多く取り扱うことがあるようであれば、BIツールの導入を検討することは有用と考えられます。

自社でBIツールを導入するには？

BIツールの導入時に必要な要素は、大きく分けると3つあります。

1 .どのBIツール提供事業者からツールを買うか
2. データ接続（取り込みたいデータを準備し、グラフ化できるようセッティングする作業）は誰が行うか
3. ビジュアライズ（グラフを作る作業）は誰が行うか

BIツールは使いこなせれば大変便利なツールではありますが、当然ながら自動でデータをとりまとめたり、綺麗なグラフを作ったりするには" 開発コスト"が生じます。また、BIツールの提供事業者に利用費を支払う必要もあり、自社での導入にはコストがネックとなることも多いようです。
また、コストの壁を乗り越え、実際に導入したもののデータをとりまとめてグラフを綺麗に作ることができる人材が社内におらず、困っているという声も聞きます。ビデオリサーチでは、こうした企業様のために、BIツールを簡単にご利用いただくためのプランを多数ご用意しております。他のお客様の導入事例とあわせて「BIツールの活用で実現できるカンタン業務カイゼン！」で詳しく紹介しておりますのでぜひご覧ください。